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イロイロなジャンルをその時の気分で綴っています。
プロフィール
HN:
りょう
自己紹介:
2013年4月から札幌に赴任してきました。
多趣味というよりたぶん飽き性ですね。コーヒー、紅茶、中国茶、文房具、万年筆、オカリナ、ウクレレ、ギター、、、などなどアンテナがいろんな方向に向いています。

アンテナにひっかかりそうなもの。
お茶、紅茶、中国茶、ジャズ、クラシック、ピアノ、バイオリン、オカリナ、お香、歌舞伎、日本舞踊、清元、長唄、コーヒー、Mac、Apple製品、自転車、文房具、モレスキン、万年筆、鉛筆、キリスト教、聖公会

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 前回の続きです。
 
僕の小さな情報管理革命。その(2)新たな実践。
  
モレスキンの手帳+PC(Firefox+Gmail)でアナログとデジタルのよいところを強めて補強しあう。
 
用意するもの=モレスキンの手帳、Firefox3でGmailを見られる環境。
 
  モレスキンの表紙2ページは目次用にとっておき、3枚目から各ページの下隅にページ番号を振っておきます。モレスキンには罫線のついているもの、無地のもの、グリッドがあるものがありますが、好みでかまわないと思います。僕はポケットサイズの無地を愛用しています。
 
  モレスキンは、基本的に簡単なカレンダー機能と、ユビキタス・キャプチャ(→Lifehacking.jp )、日記や雑記、GTDのINBOX機能を持たせた柔軟なデバイスとして使用します。つまり、手帳(モレスキン)に、感じたことや、思いついたこと、実際の出来事や予定、買い物したいものなど、頭にうかんだものを、脈絡もなく、乱暴でもかまわないので、適当に書き続けていきます。
こうすることで、ユビキタス・キャプチャと日記帳の役割はほぼ終えられますが、せっかく書いたので、これをGTDのInboxとしても利用したいと思います。家やオフィスに帰ってモレスキンを開き、GTDのプロセスにかけます。
 
 はて・・・。ユビキタス・キャプチャ、GTD、GTDInboxってなんぞや?ですよね…。
 
  ここで簡単にご紹介。 
  1. ユビキタス・キャプチャ(参考サイト:Lifehacking.jp
    朝起きてから寝るまで、頭に浮かんだこと、感じたことをとにかくメモしまくる。書いて忘れる。これが大事。
    詳しくは上記の参考サイトをご覧ください。やってみると楽しそうです。
     
  2. GTD[Getting Things Done](参考サイト:ITmedia Biz はじめてのGTD
    頭の中にあるものを書き出し尽くして、書き出した物ひとつひとつを内容に応じて整理していくというものです。
    必要な情報はすべてツールに保存してあるので、頭の中がカラッポになって、効率よく作業を進めたり、
    時間を使えるようになります。ストレスが予想以上に激減しますよ。詳しくは上記参考サイトから、
    いろいろとリンク先をみてみてください。かなり勉強になります。
     
  3. GTDInbox
    頭の中から取りだしたものを一時的に保存しておく場所なりスペースです。
    実際には、手帳に書いたり、引き出しのフォルダだったり、Gmailの受信箱だったり、カードホルダーだったりと
    使う人によって保存先は様々でしょう。ですが、GTDInboxにあるものは、すぐに整理プロセスにかけて、
    内容によって適当な場所へ移動させます。  
 GTDとは、Getting Things Done の頭文字ですが、いわゆる、ライフハック(Lifehacks)物です。もっと平たく言えば情報整理術でしょうか。
 ※GTDについての詳しい解説・実践方法は、ITmediaの記事群 や、Wikipedia がわかりやすいと思います。
 
  GTDって、単なる情報整理の方法ではなく、前にも書いたように仕事や私生活に実に大きなゆとりをもたらしてくれます。しかも想像以上です。
プラットフォームも選びません。紙、クリアフォルダ、PC、ネット、PDA、手帳など。
 
でも、情報を整理、管理するのなら、分散させては面倒なだけです。
情報の統合。これが大事です。
 
 しかし、外出先でちょっとなにか思いついたときにはPCは不便ですし、情報が蓄積されて整理、検索するときには手帳はちょっと面倒。
ツールによって向き不向きがあります。 
 
すべてをひとつにという理想は捨てて、現実に合ってストレスが少ない方法を身につけられたら…。 
 
そこで僕が取った方法というのが、手帳とFirefox+GmailとiPod touch(iPhone)での“GTD&ユビキタスキャプチャ”というわけです。 
 
簡単にGTDについて説明すると、(1)収集、(2)処理、(3)整理、(4)評価、(5)実行の5つの部分にわけて情報を処理することにより、心理的負担を軽減します。
 
GTDについての詳細は前述のとおり、詳しいサイトを見ていただくとして、ここでは僕の使っているツール、つまり、Firefox、Gmail、iPod touch、モレスキンを使った方法を詳しく紹介したいと思います。
 
GTDの流れ(図参照→ITmedia の記事内のフローチャート) 
  1. 情報の収集 
    まず予定や、やりたいこと、しなきゃいけないこと、気になっていることを頭の中から紙に箇条書きに書き出します。3時間以上かかる人もいるそうです。A4用紙4~5枚が目安だそう。に大切なのは頭から出し切ること。頭をからっぽにします。ここに書き出したものが、アクションやプロジェクトになります。 
     
  2. 情報の処理
    次に、書き出した項目にたいして、その項目がどんな種類なのかを見極めます。
     
  3. 情報の整理
    書き出した情報を、見極めた内容ごとにグループ・分類ごとに整理していきます。
    ここで、ラベルという概念がでてきますが、ラベルには次のような種類があります。
    [S]ステータス:すぐに実行すること、次にやるべきこと、そのうち・たぶんやること、予定、連絡待ち、資料・データ など
    [P]プロジェクト:これにはプロジェクトごとに好きな名前(ラベル)をつけて管理します。プロジェクトとは、いくつかのアクションで構成されているものです。最初に書き出した箇条書きの中に、「イタリア旅行」があるとすると、この中には、ホテルの手配、航空券の手配、現地通貨の両替、旅行先でのスケジュールや、食べたいもの、買いたいもの、見たいものなど、複数のアクションがふくまれています。こういうものはプロジェクトとしてひとつのかたまりとして管理します。もっと簡単な例では、「バーベキューパーティー」なら、買出しリスト、招待する人のリスト、用意する食器の数などになります。
    [C]内容(属性):個人、仕事、家族、ボランティア、レジャー など。(※GTD解説ではContext<文脈>と記されていることもあります。) 
     
  4. 情報の評価
    情報の整理が終わったら、その分類によって今やることの優先順位を頭の中でたてていきます。
    これくらいは頭を使ってもストレスにはならない、ハズです。 
     
  5. 実行
    実際に実行します。これで情報のひとつが片付きました。終わったら、完了済などのラベルをつけたり、フォルダに移動させたり、わかりやすく整理しましょう。 
 これでGTDによる情報整理と管理が完了といいたいところですが、分類された情報のなかには、まだまだ、次にやることや、そのうちやること、予定などがたくさん残っているはずです。これらは定期的に評価(レビュー)しなくてはなりません。見直してみると、完了したアクションに関連したもので次にやることが出てきたり、そのうちやることのなかで、やはり居座り続けるものとかが出てきます。レビューをする期間は、最低でも週に1回、僕はほぼ毎日見直すようにしています。こうすることで、頭の中にあるハッキリとしたアクションや、なかなか思い出せない、そのうちやりたいことまで、そのほとんどを一箇所にまとめておくことができて、定期的に見直すことで、頭の中がいつもディスククリーンアップとデフラグを行ったような感じになります。すべての情報を出し切り、実行、レビューするまではちょっとエネルギーを使うと思いますが、定期的なレビューに慣れてくると、物事の優先順位と期日などがハッキリとわかるようになってくるので、毎日の生活、仕事はもちろん、私生活でも、不思議なくらいゆとりができたような感覚になります。
  
 さて、これまではGTDについて、簡単にまとめましたが、実際にツールと使い方を紹介したいと思います。 
 
 ここでGTDのツールとして使うのが、FirefoxGmail です。
 厳密には、このほかに、GTDInboxGreasemonkey の2つのアドオンと、GMail-GTD Tickler というGreasemonkey用スクリプトを組み合わせて使います。
 
 このアドオンをインストールすることによって、GmailがGTDツールに変わってくれます。英語のツールですが、簡単な英語ばかりなのと、ラベル名には日本語も使えますので難しくはありません。
 
 Gmailでは、まずラベルの設定をします。GTDInboxをインストールすると、Gmailの設定画面にGTDInboxでのラベルの付け方のサンプルがあるので、それをみながらまずは適当に作っていきます。GTDにあまり詳しくない人(僕も含めてですが)は、まずこのラベルの付け方でつまずきそうになるのではないでしょうか。
 
まず、ラベルってナニ?なんですが、アクション・タスク・プロジェクト(予定や、なにかしなきゃらならないこと)の状態をわかりやすくするための目印とでも言えばいいのでしょうか。
  
ラベルには大きく分けて3つのグループがあり、
[S/]ステータス(タスクの状態)、[P/]プロジェクト、[C/]コンテキスト(タスクの種類・属性)です。
  • [S/]ステータス(タスクの状態)
    ステータスには、すぐに実行、次にやること、そのうち/たぶんやること、連絡待ち、資料・データといったラベルをつくっておきます。
     
  • [P/]プロジェクト
    まずは適当に、[P/GTDInbox]など、例にあるような感じで1つラベルを作っておきましょう。とりあえず作っておくことで、プロジェクトラベルだけは貼れるようになりますので、そのためだと思ってください。タスクの内容が単純なアクションで済むものであれば、[P/]ラベルはつけません。複数のアクションで構成されているものであれば、プロジェクトのラベルをつけます。プロジェクトのラベルはタスクを新しく登録するときに自由に名前を付けられますのでプロジェクトの内容がわかりやすいようにします。
     
  • [C/]コンテキスト(タスクの種類・属性)
    英語では文脈といった意味ですが、タスクの種類や属性のラベルをつけるのに使います。僕の場合は、仕事、個人、教会、レジャー、買い物とラベルをつけています。 
各種インストール
まずはFirefoxをインストールしましょう、バージョンは2でも3でもかまいませんが、せっかくですから3にしてみましょう。
次に、Gmailのアカウントを持っていなければアカウントを取得しておきます。
FirefoxにGreasemonkyというアドオンをインストールし、Firefoxを再起動します。
Greasemonkyのインストール後に、GTDInboxをインストールします。これはGreasemonky用のスクリプトです。
 
どれもインストールはそれほど難しくないので次に進みます。
 
FirefoxからGmailにアクセスします。
必要に応じて、Gmailアカウントとパスワードを入力します。
Gmailの画面になったらGreasemonkyとGTDInboxが自動的に処理を開始しますので完了するまで待ちます。
 
次に、GTDInboxで使うラベルを設定します。
Gmailの画面右側に[設定]というのがあるのでクリックして、[ラベル]タブを選択します。
デフォルトのラベルをインストールするというリンクがあるので、これを使ってもOKです。
英語がわかりにくければ後から日本語に変えることもできますし、最初から日本語でラベルを設定してもかまいません。
 
ここでつまづきやすいのが、ラベル名の左側の選択ボックスだと思います。上に書いたように、S/,P/,C/などがあり、それぞれステータス、プロジェクト、コンテキストという大分類になっています。最初からたくさんラベルを用意しなくても、最低限思いつくものにしておいて、あとから分類できなかったときにラベルを増やすくらいでいいと思います。
 
 ここまでで、GTDをGmailで実践するための下準備がだいたい出来上がりました。

 次回は実際の使い方です。
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