札幌もだんだんと夏らしくなってきました。今年もクーラーは買わず、代わりにスタンド型の扇風機を購入しました。電気代もクーラーだと高いですしね。エコですエコ。たぶん。でも、ついこないだまで、トイレの便座ウォーマーのスイッチが入ったままでした。まったくなにがエコですかね。自分でも笑っちゃいます。
さて、今日から不定期に数回にわたって、僕個人の情報管理方法をご紹介したいと思います。情報管理なんて面倒そう、興味ないやって方も、よかったら読んでみてください。
情報管理って道具に使われているような感覚になったり、情報が一元化できなかったり、大切な物を大事なときに探せなかったりと、とかく嫌われがちがカテゴリーだと思うんですけど、僕のこれまでの試行錯誤と数え切れないつまづきから気づいたことは、頭のなかにモヤモヤをためるとアウト。ってことです。
これから主に取り上げるのは、GTDというもので、もうすでに多くの方がいろいろな方法で実践されているかもしれません。僕は3年くらい前から始めましたが、今でも自信を持って使いこなせているかと言えば疑問ですが、これまで試したなかではベターな方法だと感じています。
でも、こればかりは個人差、情報の種類、量、仕事の内容などで十人十色でしょうから、誰にでもあてはまるわけではないことも承知しているつもりです。
こんなインターネットの片隅のブログに書いてもしょうがないかなぁとも思いましたが、どこに僕と同じような方法を試してみたい人や、部分的にでも興味があるひとに紹介できればと思いました。
さて、前置きばかりがながくなってしまいましたが、早速本題に入りたいと思います。
その（１） 情報が散在。わけがわからない。
もうなにがなんだかわからない。複雑・煩雑になる情報整理。
自宅のPC、会社のPC、モバイルPC、iPod touch、携帯電話、メール（複数のアカウント）、教会専用の手帳、自分の手帳(モレスキン)、リーガルパッドなど。
ざっとあげても、情報管理につかうツールはこれだけあげられます。
もちろん、どれも適材適所で使い道はそれぞれにあるんだけど、どうもスマートじゃない。クールじゃない。
そんなことを考え続けてきました。
ライフスタイルも情報管理ツールも十人十色でしょうから、これがベスト！というのは難しいだろうけど、自分のなかで、ベターな方法を見つけたいと思ってました。
PCやMacといったパソコンのアドレス帳、メール、カレンダー、ブックマークが、よりスマートに同期できるようになります。
これだけでも、いままで手動や、ツールで行っていた半手動の同期作業がいらなくなるわけです。
これは大きな前進。
パソコン、IT関連の情報ツールの同期にめどがついたので、さらにそれを有機的に結合させるために、メールアドレスの移行を本格的に始めました。
仕事で使うアドレスは変えられないけど、POPからIMAPへ変えてどのデバイスからも同じ状態で見られるように。
個人的なメールアドレスは、.macのものと、Gmailへ。
ブラウザは、PCでのメインはFirefox。複数のPC間のブックマークの同期はアドオンで自動的に。
Mobile meでのブックマークの同期は、
Safari か
IE だけみたい（不確定）なので、便利なアドオンがでるまではとりあえず気が向いたときにSafariでFirefoxのブックマークをインポートするしかなさそう。
これで、メールとネットの同期についてはなんとか苦にならない方法でできそうです。
次は、紙媒体のもの。
これがやっかいもの…。まずどうかんがえても手帳が２つというのは間違っている！
いいところと悪いところを点検してみよう。
- 教会の手帳
いいところ：教会暦や聖人の祝日、祭色、聖書日課などがわかりやすくのっている。
悪いところ：月単位のカレンダーではなく週単位。ふだんめったに使わない全国の教会リストや関連施設、 人事のページが手帳の半分以上も使われている。
- 個人手帳(モレスキン）
いいところ：自由度が高く、使う人の目的・用途にあわせてどのようにでもなる。
悪いところ：カレンダーや便利なリフィルなんかは無い。順番の入れ替えは不可能。
なんとか合体できないものだろうか… できるとしたらモレスキンを土台にするしかなさそう。
カレンダーは、教会用の壁掛けの月別カレンダーがあるから、それをスキャンして印刷したものを手帳にはさむ。（2009年度はモレスキンポケットのサイズに合わせて自作しました）
聖書日課は、聖書とセットにしてあるものがあるので、そっちを使うようにすれば不要になる。
少し前進。
ここですこしまとめてみよう。
使うツールと場所
- 家で使う物：手帳、PC、Googleカレンダー
- 職場で使う物：手帳、PC、ノートPC、Outlook
- 外出先で使う物：手帳、ノートPC、iPod touch
情報の内容と記録先
- 予定：手帳、PC、ノートPC、iPod touch、Outlook
- プロジェクト：手帳、PC、ノートPC
- すぐに実行するもの：付箋、PC、ノートPC
- いつか／たぶん実行するもの：手帳、PC、ノートPC
- 資料：PC、ノートPC
- 連絡先：携帯電話、PC、ノートPC、iPod touch
PC、ノートPC、iPod touchについては、Mobile meで同期が可能なので、いちいち同期を考えなくても良い。
どのシチュエーションでも最低限必要なのは、手帳のみ。強いてあげるとすれば、ほかにiPod touchか。
こう考えると、手帳は手放せないし、いつでもどこでもスッとアクセスできるデバイスとしては代え難い。
PC群は情報を多角的にまとめるのにも有用なので、手帳＋PC群という組み合わせで、情報を管理できる方法を考えてみる。
そこで、いろいろと検討をした結果、モレスキンの手帳＋PC（Firefox＋Gmail）での情報管理方法を構築することに。
管理手段としては、GTDを利用。（詳しくは後述）
これから紹介する方法は、仕事やプライベートに小さいけど、とても豊かなゆとりと開放感を与えてくれます。
たとえば、金曜日、明日から休みなのに、なんか仕事が残っているような気がする…
休みの日なのに仕事のことが頭から離れないでモヤモヤする…
仕事から帰ってきたのに、明日のことが気になってしかたがない…
家のことや友人付き合いで、あれもしなきゃこれもしなきゃと思い煩っている…
こんなこと、ありませんか？
次回は、僕の小さな情報管理革命。その（２）新たな実践。をお届けします
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